恐ろしい話ですが、パソコンのハード・ディスクの寿命は、パソコン関係者の人達は2年ぐらいと言います。パソコン本体の寿命も5年程度と考えられているのです。
そういった寿命の話とは関係なく、何らかのパソコンのトラブルでメールや保存していた情報がぶっ飛んでしまうことが、よくあります。
重要なメールは常にFDやCDなどに保存するようにすることが望ましいと思います。
今現在は外付けのHD(ハードディスク)に保存しても良いでしょうが、ハードディスクはトラブルが起こりやすいので、信頼性はあまりないとプロの人達が言っていました。
映像などが入ってくると、メールの文章であってもFDでは入りきれない事があります。しかし、CDは読み取り面の汚れや傷で、読み取れなくなる事が、しょっちゅうあります。
オフイスのプロフェッショナルでは、リカバリーソフトが入っていますが、それでも読み取れないディスクはいたし方ありません。
近頃はUSBメモリーが安くなって、CDの情報量とFDの利便性があって良いのですが、「ハードウエアの安全な取り外し」などという作業を、(機種によっては本当に必要らしいです。)覚えないといけないので、ちょっと面倒です。
私のパソコンは外付けハードディスクやUSBメモリーのリムーバル・ディスク、SDカード等々が複数あるので、どれがどれか開かないと分からなくなったりするときがあります。(09年現在の話です。)
〔個人用フォルダー〕
Outlookには自動仕分けウイザードというとても便利な機能があります。
それはただ単に迷惑メールを削除するだけではなく、受信フォルダーにサブ・フォルダーを作って、仕事関係フォルダーや特定の人のメールを分類して貯めていくことが出来ます。
その機能を最大に利用するためには、個人用のfolderを上手に分類して効率を上げていくことです。
しかし、先生達のoutlookのメールのfolderを見ていると、必要なメールもそうでないメールも分類しないで、そのままにしているので、どんどんfolderが膨れ上がって来て、重要なメールを紛失したり、仕事を落としたりしているようです。
Outlookでは、返信をしたメールには赤い左矢(←)が付きます。転送して◎投げしたメールには青い右矢(→)がアイコンに付きます。
〔フラグ〕
重要な仕事や至急のメールには、メールを選択して右クリックをすると、色分けされたフラグが6種類も出てきます。それを上手に使い分けると良いと思います。
仕事としては、まず業務内容に従って分類することが大切です。
[サブ・フォルダーを作る]
受信トレイを選択して、右クリックして、フォルダーの作成をクリックして名前をつけると、右図のようにサブ・フォルダーが出来上がります。そのサブ・フォルダーを選択して、右クリックすると、またまた新しいサブ・サブfolderが・・・・!
〔folderに移動する〕
次に、受信トレイに入ってきたメールをドラッグして、作ったfolderまで持ってきて離すとそのfolderの中に入ります。しかし、上のアイコンを選択すると、folder名が表示されるので、そのプールダウンしているfolder名をクリックすると、ドラッグして持っていかなくても、パッと移動します。(アイコンの位置はしょっちゅう変わるので写真のアイコンの位置は参考にはなりません。あくまで、アイコンの形で覚えてください。複数のメールを選択して、移動させる時も便利です。
[自動仕分け]
ここまで出来たら、自動仕分けです。
自動仕分けには、コマンドになる言葉が必要です。仕分けは受信メールと送信メールの二つを作らなければなりません。
アドレス帳のアドレスをコマンドにして、folderに移動したり、件名に「買い物リスト」とか、「ヨージーの法則」とか「memo」とかで、分類させる事も出来ます。
この場合に注意しなければならないことは、「買い物リスト」が「買物リスト」でも、もう、仕分けされなくなります。
一言半句間違えてはいけません。
そのために、パソコンで決めたコマンドを携帯の単語登録に登録しておきます。
そうすれば、「買い物リスト」が「買物リスト」になることはないからです。
〔古いアイテムの整理〕
教室の業務のように2ヶ月もすると、必要がなくなる資料は、先程の工程からサブ・フォルダーのプロバティの古いアイテムの整理から、「古いアイテムを基本の設定で保存する。」にチェックを入れて基本の設定を一番長く保存「60日」までにして、「別のホルダーに保存する。」と言う設定にすると、作業中のoutlookfolderとは別のoutlookfolderに保存されます。(Outlookの作業を円滑にするためにです。)
*新しくfolderを作ったら、そのfolderを選択してから右クリックしてプロバティを開くと、古いアイテムの整理と言うメニューが出てきます。
何もしなければ、このfolderを保存しないに(勝手に)checkが入っています。
新しいfolderを作るたびに設定をcheckをはずすか、「このfolderの・・・規定の設定で保存する」にcheckをいれなければなりません。
これはoutlookの肥満防止のためです。
削除の基本的な注意
[削除は必ず、2度の工程ですること]
メールのfolderからメールを削除する時には、そのメールを選択して、上の×をクリックすると、削除済みfolderに移動します。しかし、これは削除済みfolderに移動して保存されただけで、本当に削除された分けではありません。Webメール等は、削除済みfolderに移動するとある一定の期間が過ぎると勝手に消去されてしまいます。それはoutlookも同じです。(上記の「古いアイテムの整理」として、folderの肥満防止のために(パソコンの保護の為に)不必要な情報は基本的に削除するようになっているからです。
通常のfileの場合には、削除をすると、fileはゴミ箱に移動します。つまり、ゴミ箱で保存される分けで、削除された分けではないのです。下のoutlookの例と全く同じ作業工程になりますが、もし、ゴミ箱に入れるのも面倒で、そのまま削除したかったら、shift+deleteで直接消去されてしまいます。しかし、必要になった時にはもう戻りません。
その方法は、outlookでも同じです。いちいち、削除済みfolderに移動させるのが、めんどくさいと思ったら、shiftキーを押しながら×をクリックするか、deleteをクリックすると、削除済みfolderには保存されないで、一瞬で削除されてしまいます。
Outlookの場合には削除してもゴミ箱には入りません。
だから本当にパソコンからいなくなってしまいます。
私は、この直接deleteをする方法は推奨しません。
メールは一括して消去しないで、「どっちかな?」と思ったら迷わず、CDやFD(HD)などに保存することをお勧めします。
削除するのは一瞬で出来ますが、失われた文章を復活させる事は二度と出来ないからです。
(と、思っておいてください。・・という事はそれでも復活させる裏ワザはあるにはあるのですが、それはとても大変な作業です。)
パソコンでは、ある程度、メールやfile等の情報が貯まったら、フロッピーやCD(DVD)などに保存しておくと、いつでも分類別に見ることができます。outlookのままで、情報を保存する場合には、その情報を現在の情報に重ねて見る事は出来ません。(勿論、正しくは出来ますが、何年も前まで、遡らなければならないので・・不可能です。)という事で、どうしても見たければ、新しい個人用のfolderを作ってそのfolderの中で開くとよいと思います。
私はいちいちoutlookで開くのは手間が大変なので、ワードにインポートして保存しています。それなら、何時でも膨大な情報を見る事が出来るからです。
情報はプリントアウトして取っておく手もありますが、いずれにしてもファイルが膨大になりすぎて、保存に困ることがままあります。(09年の情報です。)ですから、私の場合にはワードのままで保存しています。
「削除に関しての裁量権」
(パソコンを複数の人数で共有する場合)
教室では(どこの会社でも、同じでしょうが、・・)、パソコンを扱う先生方は、とりあえず不必要なファイルは(メールを含めて)×印で削除か、delキィーで削除します。
しかし、先程もお話したように、削除されたファイルは「削除済みのファイルfolder」に移動するだけで、本当には削除された分けではありません。
暇な時に、私が「削除済みファイルfolder」の最終チェックをして、本当に削除して良いものと、その担当の先生の仕事の分が終わっただけで、まだ次のプロジェクトが延長線上に残っていて、本当は終了していない作業等をcheckします。
それは、担当者の作業自体は終わったので、仕事が終わったと判断したとしても、私が改めて立場を変えて、その作業をcheckしてみると、まだ仕事の結果が担当者に報告がなされていなかったり、或いは伝票上の処理が終わって無かったりと、「削除済みfile」の中から三分の一以上も、未処理のファイルが見つかるのですよ!
以前、そういった未処理のファイルを、削除済みfolderを経由しないで、shift+deleteで担当の先生に消去されてしまって、fileのcheckが出来なくなって、すごく困ってしまいました。
Shift+deleteキーでは、ゴミ箱にも残らないで、直接消えてしまいますからね。
これは会社の裁量権の問題です。
パソコンを払うのが自分ひとりだったら、裁量権は必要ないと思われるかもしれませんが、意外とfileを消去した後で、必要になって、困る事は多いのですよ。
一度、完全に削除した資料は二度と戻る事はありませんからね。
その時に「削除しなければよかった!」と思っても遅いのです。
ですから、「このメールは・・・?」と疑問に感じたら、いきなり削除しないで、削除済みfolderに保存させます。
或いは、サブfolderに適当な名前を付けて保存させる方法もあります。教室では「未処理file」という名前のfolderになっています。
デスクトップの場合は、保存場所が肥満するのを防ぐために、ローカルディスクCから外付けのドライブに移して、保存させる事もできます。
ノート・パソコンも外付けのUSBメモリーやSDカードに保存する方法、CDやDVDに保存する方法があります。
私の場合には、Cディスクを仕事しやすいように作業領域を広く取るために、一つのパーテーションにしてあります。つまりDドライブはありません。
・・・と言う事で、外付けのハードディスクを買って来て、ワードはおろか、写真や映像や音声など(ムービーなども)の重たいものを外付けのドライブで保存しています。
いまどきは外付けのハードディスクは1テラ、2テラなどと言うとんでもないものもありますので、メモリーが足りなくなると言う事はまずありません。(映画等をブルーレイで保存しない限りは…。それでも、外付けのメモリーは幾つも増設する事が出来ます。2テラを二つくっ付けたら4テラです。通常はそんなにメモリーはいりません。私の1テラの外付けのメモリーでも、大分余っています。)
ですから、以前のパソコンのように、肥満を注意する事はありません。
値段もそんなに高い物ではないので、パソコンのメモリーが500Gあるものや、1Tあるものは高価です。内蔵メモリーは高い。でも外付けはそんなに高価ではありません。1Tでも2Tでも、問題はありません。
勿論、ノート・パソコンでは話は別ですが・・・。(09年の情報です。)
[メールのアドレスは来たメールのアドレスを登録する]
ちなみに、初めてメールのやり取りをする時は、私は必ず受け取ったメールのアドレスを相手先のアドレスとして登録します。
これは相手のメルアドを正しく入力出来たか、ということだけのことではありません。
思いもよらない事があります。
つい先日も相模原の女子大で賛助出演したのですが、その際、相模原の先生とは、電話や携帯でのやり取りは、先生が授業時間や仕事のために、なかなか上手く連絡がつかないので、メールでの連絡を基本にするようにしました。
先生からメールのアドレスを聞いて、さっそく確認のメールを送ったのですが、全く通じませんでした。
というわけでその先生のメルアドを調べて見ると、その先生から教えてもらったyamato@***などという分かりやすい(しかも先生自身が作ったアドレスと違って、本当のアドレスはqdcd986xpなどというわけの分からない)全く違ったアドレスでした。
「いままで自分の作ったアドレスで他の人とは通じていたのになあ?」と不思議がっていましたが、それはアドレスを交換した人の携帯が、偶然同じ会社の携帯だったからなのです。
ドコモ等はドコモでしか通じないメルアドを使っています。
江古田教室の正式なメルアドはashizuka_onken@ybb.ne.jpではなく****666なのです。
Ashizuka_onkenはあくまでYahooの通り名的アドレスなのです。
(但しYahooの場合には、この通り名的アドレスでも、どの会社の携帯とも通じます。)
ドコモの場合には、他社との互換が良くないようです。(06年ぐらいの情報です。)
[着信拒否設定のメールアドレス]
また、このメールのようにコンピューターから携帯を端末として、パケット通信で送る場合、携帯などでは迷惑メールなどの拒否する機能を働かせると、見なし送信(コンピューターなのに携帯に見せかけて迷惑メールを送信する)と思って着信拒否をしてしまいます。
父兄の携帯でも、買ったばかりの時には、出荷時の設定でみなし拒否に設定されているのが多くって、携帯からパソコンなどに転送をすると着信拒否をされてしまいます。
その設定をしていたとしても、携帯電話の場合には、特定のアドレスだけ受信出来る機能があるので、教室のメールアドレスや私のアドレスだけは着信拒否しないようにお願いしています。
(この設定が出来る事は、パソコンの初心者だけでなく、ベテランの方も知らない人が多いようです。これも面倒なら、パソコンから来る可能性のあるアドレスを集めて、一括でショップでやってもらいましょう。勿論、タダでやってくれます。)
という風に、意外とアドレス交換だけでは上手く行かないことも多々有りますので、必ずアドレス交換の時にはその場でお互いにテスト送信をして、アドレスが正しく入ったかを、確認するのが今風なエチケットかもしれません。
A:ブラインドタッチについて
(前置き)
ブラインド・タッチなどと言うと、日常的にパソコンを使い慣れたパソコンの専門的な人達の話であるかのような話に聞こえてしまうかもしれません。
しかし、ここでお話をするパソコンの使い方は、Wordの文章や、ただメールを打つ時の時短になる、私の編み出した簡単なパソコンの入力の仕方についての説明であります。
パソコンを使用して文章を打っている人たちを見ると、ほとんどの人が、パソコンの入力の速度に苦労してることが分かります。
たまに、キーボードを見ないでパソコンを打っている人等を見ると、思わず尊敬のまなざしでみたくなってしまいます。
昔々、私の兄貴がワープロをブラインド・タッチで凄い速度で打っているのを見てうらやましく思ったものです。
キーボードを見ないで、パソコンを打つことをブラインドタッチ=blind touchといいます。
ブラインドタッチを習得するには、習得するための専用のソフトが売られているようです。そして、私も、パソコンに付属しているブラインド・タッチの練習ソフトを何度か試してみたのですが、とても大変でその技術(ブラインド・タッチ)を習得するまでには至りませんでした。
そこで私は、練習を必要としない独自のブラインド・タッチの習得法を作り出しました。
[私がブラインド・タッチの練習法を編み出すまで]
そもそも私は、大学時代からヨーロッパに留学する時には、ユニバーサルタイプのタイプライターを使用してました。
ドイツ語の文章を打つためです。勿論、欧州文字を打つタイプライターなので、一般のタイプライターとは若干キーの配列が違います。
右の写真は、私が当時愛用していたエルメスのベービーというタイプライターです。非常に珍しいタイプライターで、まずmobile型のアタッシュのような、しかも、筆記体のタイプライターで、なおかつ、赤と黒の文字を自由に変えて打つ事が出来るという大変特殊なタイプライターです。
今も、私の自宅で余生を送っています。
勿論、私の大学時代や留学時代は日本語を打つタイプライターはなかったので・・。
日本に帰って来てから、小型の和文タイプライターを買ったのですが、印刷所と同じ種類の印刷機で、A4の文章1Pageを打つのに徹夜で一晩、文字を一個ずつ拾っては、ガシャンというのを繰り返す大変な作業で、結局は使い物にはなりませんでした。
私が30代の後半ぐらいのときに、やっとワープロが作られました。
そして、私がワープロに期待した事は、私がしゃべっているその速度で、ワープロに文字を入力するということでありました。
私の兄貴は、仕事で常時、英文タイプを使用している関係上、タイピングの速度が非常に速いのです。目にも留まらぬ速度で、(勿論、ブラインド・タッチで)入力していました。
しかし、ふと気が付くと、不思議な事に日本語に変換されるその速度は、決して速いものではありません。ローマ字で日本語を入力する時の限界なのです。
ローマ字ではひとつの音を打つにも、子音と母音のキーを2,3個打たなければならない。それから更にワープロが日本語に変換をする、その変換の速度もあるからです。
「おんがくきょうしつ」と9文字打つには、「ongakukyousitu」 14文字打たなければならない。そこから正しい日本語の変換を探さなければなりません。
そのために、目にも留まらない速度で打っていたとしても、変換される速度はそんなに速くはならないのですよ。
そこで、キーを打つ回数を減らすために考え出されたのが、親指シフトです。
親指シフトは、一文字一キーです。そんなにキーを打つ速度が速くなくても、ベテランの兄貴と同じ速度で変換できます。
しかし、それでも、いちいちキーを探していては、私がしゃべる速度には、到底追いつけない。
いかな親指シフトが早い速度で変換をするといっても、いちいちキーを目で追って打っていては、指の速度に所詮限界があるからです。ブラインドタッチと単語登録を併用しなければ、入力速度は、必然的に遅くなるからである。
そこで、まだブラインド・タッチの出来ない、と言うか、タイプもやったことがなくって、初めてワープロに挑戦する私の生徒達のために、和文入力のための二つの原則を考えた。
その方法を弟子に教えると、入力の速度は圧倒的に早くなり、実際上はワープロの変換速度が指の入力の速度に間に合わない程の速さになったのですよ。
という事で、実際に、私の弟子達の数人は、私が話している速度より早い速度で、ワープロのキーを打つ事が出来るようになりました。
私がまだしゃべり終わっていないのに、もうすでに文末の「。」を打ち終わって、私がしゃべり終わるのを待っているぐらいの速度だったのですよ。
私のブラインドタッチの習得法は、練習を必要としません。習得も特にいろいろと勉強する事はなく、とても簡単に習得できます。勿論、そのための訓練も必要ありません。
実際に、私の考えた手順をそのまま使用しながら、後は経験で慣れて行けば、自然にブラインド・タッチを覚えてしまいます。
芦塚先生のブラインドタッチ
[ブラインド・タッチのホーム・ポジション]
ホーム・ポジションとは、指を使用しない時に、キーボード上のどのキーの上に置いておくかという事を言います。
「構え」とでも言いましょうかね?
[Step1]
私は、一般(正規の)のブラインド・タッチのホーム・ポジションと違って、右手は、Cの指(薬指)をOのキー上に、Aの指(人指し指)をUのキーの所に置かせます。
(まず、最初の慣れない間は、右手の薬指をOのキーの上に置いて、左手はDの指(小指)をAのキーの上に置く事だけを守ります。
[step2]
それに慣れてきたら、右手の人指し指をUのキーの上に置くようにします。そうするとOとUの指(つまり、@の指とCの指が決まるので)Bの指(中指)は必然的にIのキーの上に来ます。
同様に、左手も慣れるにしたがって、Bの指(中指)をEのキーの上に置くように心がけます。
それで、芦塚メトードのブラインド・タッチのホーム・ポジションの出来上がりです。
後の、それらのキーを押す指を間違えないように出来たら、後のキーは覚える必要はありません。
それこそ、いつの間にか、自然に覚えている事に気づくと思います。
勿論、ここまで、律儀にstep(段階)を踏む必要はありません。
中、高生ぐらいの人達は、皆、いきなり上記のすべてのpositionをそれこそ、1日、2日で覚えてしまいますからね。
後のキー配列を覚えなくてもよい、その理由は、日本語の音は、全て、母音と子音の組み合わせで出来ていて、特にAとOの組み合わせの方が多いからなのです。
つまり、AとOだけをちゃんと覚えてしまえば、ブラインド・タッチは一瞬で出来るようになるのですよ。
[step3]
後は、ついついなおざりになりがちなので、気をつけて覚えた方が良いキーがあります。
それは、「、」「 。」「−」の指使いです。
Bの指(中指)が「、」で、Cの指(薬指)が「。」、 Dの指(小指)の 「−」までは、覚えて置いた方が便利です。これ等が覚えにくい原因は、キーの配列が少し斜めになっているからなのです。ですから、感覚がマヒをしてしまいます。
これはブラインド・タッチの間違いを最も犯しやすいキーで、折角覚えたブラインド・タッチが崩れる原因になります。
これで、私のブラインド・タッチが出来上がりました。
その約束さえ守れば、後は、慣れなので、そのうちに指が勝手に覚えてくれるでしょう。
メールを早く打つコツは、先程も言ったように、ブラインド・タッチです。
ブラインド・タッチを速く覚えるために、江古田教室のコンピューターのキーボードには、ホームポジションのキィを油性のペンで色を塗っています。右の写真は少し上級者用の色塗りです。
初歩の間は、母音に全部色を塗って、後は右手と左手の境目を色分けするとよいでしょう。何故なら、両手とも@の指(人指指)だけは2列をキープしなければならないからです。
特に、4の指の位置は動きにくいので、4の指のキィには特に丁寧に色を塗っています。
パパが色を塗る事に難色を示すのなら、キーカバーを買って来てキーカバーに色を塗ればよいと思います。
兎に角、芦塚メトードでの日本語の入力のコツは母音のキーの位置をしっかりと覚えることです。
それだけでブラインドタッチが出来るようになります。
後は、少々のミスタッチはいつでも直せるので気にしないで、その場で直そうとしないで、ほったらかして先を打つことです。
ブラインドタッチについての追記
子供達と違って私達のようにある程度歳をとってからブラインド・タッチを学ぼうとするとなかなか、体が覚えません。と言う事で、コツをもう少し追記します。
@ブラインドタッチになれる
シフトをAとOに置いても、一文字ずつ打っていてはなかなかブラインドタッチは習得出来ません。
芦塚メトードでは次に次のような方法でブラインドタッチを習得させます。
「文章は/文字や単語単位では/打たないように、/まず小さな/センテンス単位で/打つように/心がけます。」
sentensではキーボードを見ないで、頭の中で、ローマ字のキーの位置を確認するようにします。
そして1ブロックを一気に打つようにします。
区切りの/の位置ではイメージが出来るまで思いっきり休んでもかまいませんが、打つ時にはキーを探さないで、一気に打つように心がけてください。
この方法を繰り返す事によって、キーの位置を指が覚えてしまいます。
次には、慣れてきたら、/の位置を少しずつ長くして行きます。
多分、いつの間にか、ブラインド・タッチが出来るようになっているはずですよ。
夢夢疑う事無かれ!
B:単語登録について
(単語登録の仕方)
コンピューターのワード等、ワープロ・ソフトへの日本語の文字入力は、如何に速く文章をパソコンに打ち込めるかにかかっていると思います。
その点では、ローマ字変換は二つの問題があります。
そのひとつは、驚かれると思いますが、キーのローマ字の文字配列が、わざと早く指が動かないような配列にしてあるのです。
それは、コンピューターのローマ字配列が、昔の機械的なタイプライターの時代に出来上がった配列で、当時のタイピストがあまり早くキーを打つので、文字を打つとピンとピンがお互いに絡んでしまってタイプライターが壊れてしまうから、ピンが文字を打って引っ込むまでの時間差を必要としたから、わざと早く打てない配列にしたのです。
それは機械式から電気式のタイプライターになって、かなりの速度でタイプが出来るようになっても、そのタイム・ラグが必要な事自体はタイプライターの性能上変わる事はありませんでした。
しかし、ワープロやコンピューターにとっては、そのタイムラグは殆ど必要ありません。
ですからわざわざ打ちにくいタイプの文字配列を使用する必要はなかったのです。そこで、オアシスの日本語の配列、所謂、親指シフトや、その他の配列が色々と考えだされました。
しかし、パソコンが発売当時の文字入力をする人達は殆どがタイプから移動してきた人達であったので、配列を今更変える事は難しかったのです。特に親指shiftは日本だけの配列ですから、世界の基準には成り得ないという欠点が最初からあります。つまり、パソコンはグローバル・スタンダードの商品だからですよ。
次には日本語ワープロの問題があります。
英語の「abc・・・」という文字数に対して日本語の「あいうえ・・・」は、50文字プラスの世界なので、それ自体が英語に対して多い上に、音を表すのには「あいう・・・」の母音と「kstn・・・」等の子音を組合さなければ、日本語の音が表現できないからなのです。
つまり母音と子音の結合で音を表すので、ひとつの日本語の音を打つのにも、たくさんのキーを押さなければならず、かなり不合理的であると思います。
と言う事でキー操作という事だけを取って言えば、日本語のワープロ入力は英語やヨーロッパ等の外国語に対して決して有利な言語ではありません。
という分けで、前述のように、ワープロの入力を英文タイプ並みに早くするために、最初の間は教室では、親指shiftのワープロを導入しました。
親指シフトは日本語を如何に早く打てるかを考え抜いた非常に優れたキー配列で、教室の先生達が使用していた時には、ある程度のブラインド・タッチが出来るようになると、殆ど普通にしゃべっているのを、そのままの速度で書き取る事が出来ました。
問題は寧ろ、入力の速度、ではなくワープロの機械的な変換の速度が入力についていかないと言う問題だけでした。
笑ってしまえるのは、親指シフトを使用している富士通のワープロは、機種が新しくなるに従って、いろいろなアクセサリーを増やしてきたために、オアシスのAX辺りから逆に変換速度が極端に遅くなってきました。